Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 30/09/2026

De Kunst van Rouw hecht belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt.
De Kunst van Rouw wordt georganiseerd door RetroRouw vzw, die voor de verwerking van persoonsgegevens optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

RetroRouw vzw
Schaddekensdries 2
2890 Puurs-Sint-Amands
België
Ondernemingsnummer: 1034.699.493

Voor vragen over privacy en de verwerking van persoonsgegevens kan je contact opnemen via:
contact@dekunstvanrouw.be

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Welke gegevens we verzamelen, hangt af van hoe je met de Kunst van Rouw in contact komt.

• Via contactformulieren

Wanneer je ons via een contactformulier een bericht stuurt, kunnen we de volgende gegevens ontvangen: naam, e-mailadres, telefoonnummer en, indien je dit invult, de informatie die je zelf in je bericht verstrekt

• Via inschrijvingen voor activiteiten

Bij een inschrijving kunnen we vragen naar: naam, e-mailadres, telefoonnummer, indien nodig of indien je dit invult

• Via de webshop

Wanneer je een bestelling plaatst via onze webshop, worden de gegevens verwerkt die nodig zijn om je bestelling te kunnen verwerken, waaronder: voor- en achternaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, eventuele bedrijfsgegevens wanneer je voor bedrijfsfacturatie kiest, gegevens met betrekking tot je bestelling en betaling
De webshop wordt aangeboden via SiteBuilder van Combell.

• Via de nieuwsbrief

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken we: naam, e-mailadres

• Via websitebezoek

We verzamelen via onze website geen gegevens met behulp van Google Analytics of andere analytische of marketingtracking.

3. Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden die verband houden met onze werking en activiteiten, zoals:

• het verwerken van inschrijvingen en deelname aan activiteiten

• het verwerken en opvolgen van webshopbestellingen

• het beantwoorden van vragen en berichten

• het versturen van praktische informatie over activiteiten en het festival

• communicatie met deelnemers, kunstenaars, exposanten, gasten, hosts, partners en andere betrokkenen

• het versturen van onze nieuwsbrief wanneer je je hiervoor hebt ingeschreven

• administratie en boekhouding

• het naleven van wettelijke verplichtingen

• het goed laten functioneren, beveiligen en verbeteren van onze website.

We gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk werden verzameld.

4. Op welke grond verwerken we jouw gegevens?

We verwerken persoonsgegevens wanneer daar een geldige rechtsgrond voor bestaat, bijvoorbeeld:

• wanneer dit nodig is om een inschrijving, bestelling of andere overeenkomst uit te voeren

• wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor onze administratie en boekhouding

• wanneer we een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld bij het beantwoorden en opvolgen van vragen of het organiseren en communiceren over onze activiteiten

• wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of voor bepaalde vormen van beeldgebruik.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je deze toestemming op elk moment intrekken.

5. Nieuwsbrief

Je kan je vrijwillig inschrijven voor onze nieuwsbrief.
Voor het versturen van nieuwsbrieven gebruiken we MailerLite. Daarbij worden je naam en e-mailadres verwerkt.
MailerLite kan technische gegevens verwerken die verband houden met het verzenden van nieuwsbrieven. De dienst biedt ook statistieken over bijvoorbeeld opens en klikken. Hoewel deze functionaliteit standaard beschikbaar is, gebruiken wij deze statistieken niet om individuele ontvangers te analyseren of te profileren.
Je kan je op elk moment uitschrijven via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen via contact@dekunstvanrouw.be

6. Webshop en betalingen

Voor onze webshop gebruiken we SiteBuilder van Combell.
Bestellingen en de daarbij horende gegevens worden binnen de configuratie van de webshop verwerkt en bewaard voor zover dit nodig is om de bestelling uit te voeren en onze administratieve en wettelijke verplichtingen na te komen.
Voor betalingen maken we gebruik van Stripe. Op dit moment is Bancontact beschikbaar als betaalmethode.
Betalingsgegevens worden verwerkt via de betaalinfrastructuur van Stripe. We verwerken of bewaren zelf geen volledige betaalkaartgegevens.
Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door deze diensten kan je hun eigen privacybeleid raadplegen.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit nodig is voor de werking van de Kunst van Rouw, voor de uitvoering van een overeenkomst, voor onze administratie of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners die ons ondersteunen, waaronder:

• Combell / SiteBuilder – hosting en website- en webshopinfrastructuur

• MailerLite – verzending van nieuwsbrieven

• Stripe – verwerking van betalingen

• eventuele andere dienstverleners die noodzakelijk zijn voor inschrijvingen, ticketing, administratie of betalingsverwerking.

Deze partijen verwerken gegevens in het kader van hun dienstverlening en, waar van toepassing, in onze opdracht.

8. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
In het algemeen hanteren we de volgende uitgangspunten:

• inschrijvings- en bestellingsgegevens: zolang nodig voor de organisatie, opvolging, administratie en eventuele wettelijke verplichtingen

• contactgegevens en berichten: zolang nodig om de vraag of communicatie af te handelen

• nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft of vraagt om je gegevens te verwijderen, tenzij we een andere wettelijke grond hebben om bepaalde gegevens langer te bewaren

• boekhoudkundige gegevens: zolang als wettelijk vereist.

9. Cookies

Onze website gebruikt cookies.
Bij het eerste bezoek krijg je de mogelijkheid om je cookievoorkeuren te beheren.
Op dit moment gebruiken we enkel essentiële cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren en beveiligen van de website en voor bepaalde functionaliteiten, zoals het registratie- en bestelproces.
De volgende categorieën staan momenteel niet actief ingeschakeld:

• functionele cookies

• prestatiecookies

• marketingcookies / cookies van derden.

We gebruiken momenteel ook geen Google Analytics of vergelijkbare analytische trackingtools.
Via onze cookiemelding kan je je cookievoorkeuren beheren.

10. Foto's en video's

Tijdens activiteiten van de Kunst van Rouw kunnen foto's en video's worden gemaakt. Deze kunnen worden gebruikt voor verslaggeving en communicatie over onze activiteiten, onder meer via onze website en sociale media.
We streven ernaar hier zorgvuldig en respectvol mee om te gaan.
Bij activiteiten wordt aan de ingang duidelijk meegedeeld dat er foto's en/of video's kunnen worden gemaakt. Wie niet herkenbaar in beeld wil worden gebracht, kan dit kenbaar maken aan de organisatie.
We maken daarbij een onderscheid tussen algemene sfeerbeelden van een evenement en gerichte beelden van individuele personen.
Vragen of bezwaren over beeldmateriaal kunnen worden gericht aan:
contact@dekunstvanrouw.be

De verwerking van beelden gebeurt met respect voor de betrokken personen en voor de context waarin de beelden zijn gemaakt.

11. Gevoelige informatie

De Kunst van Rouw vraagt niet naar bijzondere of gevoelige persoonsgegevens zoals informatie over gezondheid, religie, politieke overtuiging of andere gevoelige persoonlijke omstandigheden.
Omdat we werken rond rouw en verlies, kan iemand er wel voor kiezen om in een contactformulier, e-mail of gesprek spontaan persoonlijke of gevoelige informatie te delen.
We vragen je daarom om in formulieren geen informatie te verstrekken die niet nodig is om je vraag te beantwoorden of je inschrijving te verwerken.
Wanneer iemand dergelijke informatie toch spontaan verstrekt, gebruiken we die niet voor andere doeleinden dan nodig om de betreffende communicatie of vraag af te handelen, voor zover verdere verwerking niet noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

12. Jouw rechten

Je hebt, binnen de voorwaarden van de toepasselijke privacywetgeving, verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je kan onder meer: 

• vragen welke persoonsgegevens we over jou verwerken

• vragen om onjuiste gegevens te corrigeren

• vragen om je persoonsgegevens te verwijderen

• vragen om de verwerking van je gegevens te beperken

• bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

• vragen om je persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is

• je toestemming intrekken wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is.

Niet elk recht is in elke situatie onbeperkt van toepassing. Zo kunnen we bepaalde gegevens bijvoorbeeld bewaren omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn.

13. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Je kan een verzoek indienen via:
contact@dekunstvanrouw.be

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen we indien nodig vragen om je identiteit te bevestigen.
We behandelen je verzoek binnen de wettelijke termijn. In principe moet een verzoek binnen één maand worden beantwoord. In bepaalde omstandigheden kan deze termijn worden verlengd.

14. Klacht indienen

Ben je van mening dat we niet correct omgaan met jouw persoonsgegevens, dan vragen we je om eerst contact met ons op te nemen via:
contact@dekunstvanrouw.be

We proberen samen tot een oplossing te komen.
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

15. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werking, website, gebruikte diensten of de toepasselijke regelgeving verandert.
De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bovenaan vermelden we wanneer het privacybeleid voor het laatst werd bijgewerkt.